Odbor kanceláře tajemníka

• Kontakty
• Působnost
• Formuláře

1. kontakty

Jméno	Funkce	Telefon	E-mail
Odbor kanceláře tajemníka
Chmelík František Ing.	tajemník	469 657 700	frantisek.chmelik
Kandusová Jitka Ing.	vedoucí odboru	469 657 710	jitka.kandusova
Parajová Zuzana	sekretářka tajemníka	469 657 702	zuzana.parajova
Malinová Jana	sekretářka kanc.taj.	469 657 712	jana.malinova
Sekretariát starosty a místostarostů
Brandejsová Eva	asistentka starosty	469 645 239	eva.brandejsova
Prokopec Aleš Mgr.	asistent místostar.	469 645 223	ales.prokopec
Oddělení vnějších vztahů
Drašnarová Sylva	ved.odd. a tisk.mluvčí	469 645 223	sylva.drasnarova
Novotný Stanislav Mgr.	Chrudimský zpravodaj	469 645 219	stanislav.novotny
Oddělení právní
Půlpánová Dana Mgr.	vedoucí oddělení	469 657 734	dana.pulpanova
Šantrůčková Miroslava Mgr.	právník	469 657 422	miroslava.santruckova
Tulis Petr Mgr.	právník	469 657 733	petr.tulis
Oddělení klientského servisu
Fančovičová Zdenka Ing.	vedoucí oddělení	469 657 657	zdenka.fancovicova
Cacková Ludmila	podatelna	469 657 640	ludmila.cackova
Jeníčková Věra	podatelna	469 657 158	vera.jenickova
Ticháková Zdena	recepce	469 657 659	zdena.tichakova
Matějková Vladislava	recepce	469 657 658	vladislava.matejkova
Franzová Kreuzerová Eva	pokladna	469 657 669	eva.franzova
Zelená Dita	pokladna	469 657 667	dita.zelena
Oddělení hospodářské správy
Klásková Veronika Ing.	vedoucí oddělení	469 657 150	veronika.klaskova
Zemanová Iveta	referent hosp.odd.	469 657 153	iveta.zemanova
Ratzenbeková Adéla	referent hosp.odd.	469 657 152	adela.ratzenbekova
Merhaut Jindřich	správa budov	469 657 151	jindrich.merhaut
Rybička Josef	údržba	469 657 198	josef.rybicka
Špulák Jiří	údržba	469 657 198	jiri.spulak
Oddělení informatiky
Vojtíšková Jarmila Ing.	vedoucí oddělení	469 657 650	jarmila.vojtiskova
Prášil Karel	správa sítí	469 657 652	karel.prasil
Ratzenbek Karel	GIS	469 657 654	karel.ratzenbek
Stiller Václav	správa aplikací	469 657 651	vaclav.stiller
Holeka Lubomír Bc.	správa sítí	469 657 653	lubomir.holeka
Oddělení krizového řízení
Kozák Marek Bc.	vedoucí oddělení	469 657 660	marek.kozak
Jakubec Petr	referent kriz.odd.	469 657 661	petr.jakubec
Úsek personální a mzdový
Řezníčková Dagmar	personalista	469 657 730	dagmar.reznickova
Kubistová Jiřina	mzdová účetní	469 657 732	jirina.kubistova
Štenglová Renáta	referent ús. PaM	469 657 731	renata.stenglova

2. Působnost

2) Odbor kanceláře tajemníka

Hlavní úseky činnosti:

a) Úsek sekretariátu

Sekretariát starosty a místostarostů

• organizuje pracovní program starosty a administrativně zajišťuje jeho činnost
• organizuje pracovní program místostarostů a administrativně zajišťuje jejich činnost
• hospodaří s reprezentačním fondem starosty města
• vyhotovuje zápisy z porad vedení města a vede jejich evidenci
• vede evidenci zahraničních cest

Sekretariát tajemníka

• administrativně zajišťuje činnost tajemníka úřadu a Odboru kanceláře tajemníka
• vede podací deník pro Odbor kanceláře tajemníka
• vede evidenci stížností a petic
• vede agendu komisí Rady města a výborů Zastupitelstva města, včetně evidence zápisů z jednání a usnesení těchto orgánů
• kompletuje podklady pro jednání Rady města a Zastupitelstva města, vyhotovuje přijatá usnesení těchto orgánů a vede jejich evidenci
• ve spolupráci s oddělením hospodářské správy zajišťuje zveřejňování písemností na úřední desce Městského úřadu Chrudim (i v elektronické podobě)

b) Oddělení vnějších vztahů

• připravuje, organizuje a zajišťuje tiskové konference členů Zastupitelstva města, Rady města a MěÚ
• spolupracuje se všemi sdělovacími prostředky a médii a poskytuje jim informace o výsledcích jednání orgánů města formou aktuálního zpravodajství a publicistických materiálů
• poskytuje veřejnosti informace o činnosti úřadu, Rady města, Zastupitelstva města, o připravovaných záměrech města
• zabezpečuje pravidelný monitoring tisku pro potřeby orgánů města a vedení úřadu
• podílí se na přípravě, koordinaci, případně zajištění propagačních a prezentačních tiskovin, vede fotodokumentaci významných akcí
• ve spolupráci s Odborem územního plánování a regionálního rozvoje zajišťuje oblast propagace
• zajišťuje redakční přípravu a úpravu textů a vydání Chrudimského zpravodaje
• zabezpečuje tvorbu, údržbu a organizaci www prezentace města a shromažďování podkladů pro kroniku města

c) Úsek personální a mzdový

V oblasti personální

• zajišťuje úkoly související s personální agendou zaměstnanců města, zařazených do městského úřadu a městské policie
• zajišťuje plnění požadavků jednotlivých odborů na obsazení funkčních míst a vypisování výběrových řízení v souladu se zákonem o úřednících
• odpovídá za evidenci osobních spisů a jejich archivaci
• vyřizuje pracovně právní záležitosti, zejména související s nástupem, resp.ukončenímpracovního poměru a prací konaných dle dohod
• zajišťuje odborné vzdělávání a prohlubování znalostí zaměstnanců, ověření zvláštní odborné způsobilosti v souladu se zákonem o úřednících
• vede evidenci všech forem studia zaměstnanců, uzavírá smlouvy o pracovních úlevách a hospodářském zabezpečení studujících při zaměstnání

V oblasti odměňování

• zodpovídá za správnost odměňování zaměstnanců
• zodpovídá za dodržování limitu prostředků na platy
• spolupracuje s Odborem finančním při sestavování rozpočtu
• zpracovává rozbory čerpání prostředků na platy a statistické výkazy agendy personální a mzdové

V oblasti platové

• zpracovává platy a odměny zaměstnancům města, zařazeným do úřadu, městské policie a zastupitelům
• zabezpečuje správnost převodů platů na účty, zúčtování platů, finančních odvodů,odvodů pojistných částek, vedení průkazné evidence
• zajišťuje srážky z platu zaměstnanců na úhradu za stravenky a za poplatky za soukromé telefonní hovory
• provádí likvidaci cestovních náhrad a jejich bezhotovostní výplatu
• zabezpečuje roční zúčtování daně z příjmů fyzických osob, výkazů o dani, vedení průkazné evidence
• vyhotovuje evidenční listy o době zaměstnání a výdělku pro důchodové pojištění
• vyhotovuje potvrzení o výdělku podle platných předpisů
• zajišťuje odškodnění a náhrady ztráty na výdělku po dobu trvání pracovní neschopnosti v souvislosti s pracovními úrazy
• zodpovídá za archivování dokladů v oblasti mzdové
• zodpovídá za plnění ohlašovacích povinností (zdravotní pojišťovny, sociální správa) a jejich evidenci
• zabezpečuje poskytování náhrad platu dle zákona o nemocenském pojištění, statistické vykazování nemocenských dávek a vedení evidence nepracovních úrazů

d) Oddělení informatiky

• buduje informační systém úřadu
• dodržuje a konzultuje standardy ÚVIS ve styku se všemi subjekty veřejné správy
• koordinuje vnější a vnitřní informační toky
• koordinuje nákup technických prostředků a základního programového vybavení, analytických prací a konkrétních uživatelských produktů a služeb
• navrhuje a kontroluje racionalizační opatření
• zabezpečuje sdílení a správu centrálních datových bází (báze umístěné na serverech)
• zabezpečuje centrální data (báze umístěné na serverech) proti ztrátě a zneužití
• pružně reaguje na změny organizační struktury úřadu a s ní spojené změny informačních toků
• nahrazuje neefektivní ruční zpracování dat zpracováním automatizovaným
• využívá dostupné a vhodné datové fondy
• využívá datové fondy z jiných informačních systémů
• zajišťuje tvorbu a správu grafických informačních systémů (GIS)
• zajišťuje provoz internetu v budově úřadu a www serveru úřadu

e) Oddělení právní

• poskytuje komplexní právní servis a poradenství ve věcech samostatné i přenesené působnosti, řeší právní věci a záležitosti města
• kontroluje zákonnost opatření orgánů města vydaných v samostatné a přenesené působnosti a zákonnost v činnosti orgánů města
• vypracovává právní rozbory zadaných témat, včetně návrhů řešení
• provádí právní rozbor návrhů smluv, týkajících se města a organizací jím řízených, předaných právnímu oddělení odbory úřadu
• z podnětu vedení města vypracovává a vyhodnocuje smlouvy mezi městem a ostatními subjekty
• na základě návrhů příslušných odborů úřadu, úkolů Zastupitelstva města nebo Rady města a ve spolupráci s nimi připravuje a posuzuje návrhy obecně závazných vyhlášek (dále jen OZV) a nařízení města a návrhy interních předpisů úřadu
• zastupuje město podle Občanského soudního řádu před soudy I. a II. stupně a před správními orgány na základě zmocnění
• vypracovává podání k soudům I. stupně ve věcech, týkajících se města
• posuzuje texty zadání veřejných zakázek a jiných veřejných soutěží
• úzce spolupracuje s externími advokáty zastupujícími město v jednotlivých případech
• vymáhá soudní cestou v součinnosti s jednotlivými odbory úřadu a s exekutorskými úřady pohledávky města, zejména pak dluhy dlužníků města
• vymáhá škody způsobené na majetku města a bezdůvodné obohacení
• vede řízení pro správní území obce s rozšířenou působností jako vyvlastňovací úřad podle § 15 odst. 1 zákona č. 184/2006 Sb., zákona o vyvlastnění, o odnětí nebo změnění vlastnického práva k pozemku nebo ke stavbě
• spolupracuje s Komisí k projednávání přestupků
• zajišťuje úkoly Odboru kanceláře tajemníka vyplývající ze schváleného znění Pravidel pro vyřizování petic a Pravidel pro vyřizování stížností, kontroluje jejich vyřizování ostatními odbory úřadu
• ve spolupráci s oddělením sekretariátu vede evidenci interních předpisů, vede agendu a evidenci OZV a nařízení města a sleduje jejich platnost
• provádí anotaci právních předpisů dle došlých Sbírek zákonů a Sbírek mezinárodních smluv
• zaměstnanci oddělení vystupují jako oprávněné úřední osoby ve správním řízení dle správního řádu

f) Oddělení krizového řízení

Plní úkoly vyplývající ze zákona č. 239/2000 Sb., o integrovaném záchranném systému, zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení, zákona č. 222/1999 Sb., o zajišťování obrany ČR, zákona č. 585/2004 Sb., o branné povinnosti, zákona č. 241/2000 Sb.,o hospodářských opatřeních pro krizové stavy na správním území a zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, a to zejména:

• plní úkoly pracoviště orgánu krizového řízení
• plní úkoly sekretariátu Bezpečnostní rady obce s rozšířenou působností (ORP) a zabezpečuje činnost krizového štábu
• podílí se na přípravě a zabezpečování varování a vyrozumění osob, jejich evakuace,  příp. ukrytí, včetně zajištění jejich nouzového přežití
• podílí se na koordinaci řešení mimořádných událostí a krizových situací ve správním obvodu ORP
• plní úkoly v oblasti havarijního a krizového a obranného plánování
• rozpracovává vybrané úkoly Krizového plánu Pardubickéhokraje na podmínky určené obce
• zajišťuje součinnost s orgány krizového řízení sousedních ORP a Pardubického kraje
• připravuje a zabezpečuje plnění úkolů v oblasti hospodářských opatření pro krizové stavy, hospodářské mobilizace, regulačních opatření apod.
• zajišťuje plnění úkolů spojených s ochranou utajovaných informací a zvláštních skutečností na úřadu (vedení, ukládání a skartace příslušných písemností podléhajících režimu ochrany utajovaných informací)
• zabezpečuje skladování, evidenci, ošetřování materiálu civilní ochrany a dalších prostředků města využitelných v případě vzniku mimořádných událostí, krizových stavů apod.
• vede předepsanou evidenci zařízení civilní ochrany a zabezpečuje ošetřování, údržbu a revize těchto zařízení, pokud jsou majetkem města
• zajišťuje součinnost (plnění úkolů) mezi orgány města a vedením Jednotky Sboru dobrovolných hasičů (J SDH) města
• zajišťuje včasné plnění úkolů v oblasti dotací v požární ochraně pro město a J SDH města podle pravidel pro čerpání dotací Hasičského záchranného sboru Pardubického kraje a Krajského úřadu Pardubického kraje
• sestavuje rozpočty na příslušný rok a plní povinnosti správce rozpočtu pro oblast požární ochrany, krizového řízení a civilní ochrany, navrhuje a předkládá orgánům města rozpočtové změny, kontroluje čerpání rozpočtů ve svěřených oblastech
• vystavuje objednávky na dodávky zboží hmotné i nehmotné povahy ve svěřených oblastech, kontroluje věcnou a číselnou správnost faktur a provádí jejich likvidaci, přičemž úzce spolupracuje s Odborem finančním a oddělením hospodářské správy
• zabezpečuje řádnou evidenci materiálu požární ochrany, krizového řízení, civilní ochrany, jeho inventarizaci, vyřazování a převody
• vede evidenci osobních karet svěřených předmětů členů Bezpečnostní rady ORP a tajemníka povodňové komise
• metodicky řídí určené právnické osoby a podnikající fyzické osoby na území určené obce, které byly vyzvány ředitelem HZS Pardubického kraje ke zpracování plánu krizové připravenosti
• úzce spolupracuje s HZS Pardubického kraje a jeho Územním odborem v Chrudimi při plnění úkolů určené obce v oblasti krizového řízení a plánování
• administrativně zabezpečuje přijímání a propuštění členů J SDH města, jejich pravidelné zdravotní prohlídky, odměňování dle sjednaných dohod, refundace ušlé mzdy, vysílání na školení velitelů, řidičů, obsluh pil a dýchacích přístrojů atd.

g) Oddělení hospodářské správy

Na úseku správy budov a zařízení

• zajišťuje funkčnost telefonní ústředny, eviduje telefonní hovory
• zajišťuje provoz kopírovacích strojů a faxů včetně tonerů
• sleduje a eviduje spotřeby tepla, elektřiny, vody a plynu
• zajišťuje úklidové,čistící a dezinfekční práce v budovách úřadu
• zajišťuje provoz výtahů včetně jejich oprav
• zajišťuje opravy a údržbu vnitřního vybavení ve všech budovách úřadu a rekreačních zařízeních města
• zajišťuje nákup materiálu na údržbu a opravy
• zabezpečuje údržbu a opravy přístrojů a zařízení
• vystavuje objednávky na dodávky služeb po schválení vedoucí odboru, sleduje a vyhodnocuje hospodárnost vynakládaných prostředků
• zajišťuje pravidelné revize výtahů, kotelny, hromosvodů, hydrantů, hasících přístrojů, komínů, elektroinstalace, elektrických spotřebičů a zařízení
• zodpovídá za dodržování interní směrnice o veřejných zakázkách u vypisovaných výběrových řízení
• zajišťuje údržbu, seřizování a opravy vozidel, obnovu vozového parku
• zajišťuje školení řidičů referentských vozidel
• zajišťuje pojištění služebních motorových vozidel
• zabezpečuje technické kontroly vozidel, včetně kontroly emisí
• vede evidenci spotřeby pohonných hmot, včetně kontroly dodržování norem spotřeby pohonných hmot
• postupuje v souladu s interní směrnicí o provozu motorových vozidel
• zabezpečuje úkoly na úseku bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (dále jen BOZP), vede dokumentaci stanovenou právními předpisy a eviduje pracovní úrazy
• organizuje školení a prověrky BOZP
• zabezpečuje úkoly na úseku požární ochrany, včetně vedení stanovené dokumentace
• organizuje školení a odbornou přípravu požární ochrany
• řídí se příslušnými interními směrnicemi na tomto úseku

Na úseku ekonomiky a majetku:

• spolupracuje s Odborem finančním při sestavování rozpočtu Odboru kanceláře tajemníka a rozboru hospodaření
• kontroluje čerpání rozpočtu, kontroluje a likviduje faktury
• po schválení vedoucí odboru vystavuje objednávky na dodávky (hmotné i nehmotné povahy)
• likviduje účetní doklady za školení a semináře
• ve své práci se řídí interní směrnicí pro hospodářské dispozice a oběh dokladů
• sleduje a vyhodnocuje hospodárnost vynakládaných prostředků
• zajišťuje objednávání a nákup hmotného i nehmotného majetku
• zodpovídá za dodržování interní směrnice o veřejných zakázkách u vypisovaných výběrových řízení
• zabezpečuje řádnou evidenci, inventarizaci, vyřazení, převody, prodeje majetku apod.
• zajišťuje nákup, skladování, evidenci a výdej kancelářských potřeb, čistících prostředků, ochranných oděvů a potřeb; k tomuto účelu provozuje sklad kancelářských potřeb
• vede evidenci osobních karet svěřených předmětů
• zajišťuje pojištění movitého majetku města
• zajišťuje výdej stravenek zaměstnancům
• ve spolupráci s oddělením sekretariátu zajišťuje vyvěšování úředních listin na úřední desce
• zajišťuje nákup tisku a knih, objednávání a likvidaci předplatného
• zajišťuje zahraniční služební cesty z hlediska obstarání deviz a pojištění účastníků zahraničních služebních cest
• vede evidenci finančních prostředků v cizí měně
• vede evidenci rekreačních pobytů v rekreačních zařízeních města
• zajišťuje nákup úředních razítek dle požadavků vedoucích odborů
  

h) Oddělení klientského servisu

Na úseku recepce:

• zajišťuje příjem dokumentů od občanů, potvrzení příjmů, elektronickou evidenci podaných dokumentů (= podatelna pro občany)
• zajišťuje vydávání ověřených výpisů z evidencí v systému Czech POINT (katastr nemovitostí, živnostenský rejstřík, výpisy z rejstříku trestů)
• zajišťuje informační služby pro občany (informace o činnosti města, o činnosti úřadu, výdej všech typů formulářů užívaných jednotlivými odbory úřadu, pomoc s jejich vyplňováním a předání finančnímu centru případně podatelně k dalšímu zpracování)
• poskytuje kontaktní údaje (adresy, telefony, elektronické adresy, úřední hodiny) úřadu, organizací města, obcí správního obvodu, správních úřadů a dalších institucí
• zajišťuje ve spolupráci s Odborem správním agendu vidimace a legalizace
• provádí kopírování pro potřeby klientů a hromadné kopírování pro potřeby úřadu
• poskytuje občanům k nahlédnutí právní normy (sbírky zákonů, sbírky mezinárodních smluv, obecně závazné vyhlášky a nařízení města), podává informace o usneseních a o činnosti Rady města, Zastupitelstva města a výborů Zastupitelstva města a komisí Rady města
• přijímá oznámení shromáždění občanů
• přijímá stížnosti a petice
• komplexně zajišťuje agendu rybářských lístků
• vede evidenci registračních známek pro psy, záznamy o jejich ztrátě, přijímá zpět vrácené známky a vydává známky nové, poskytuje sáčky na psí exkrementy
• zajišťuje provoz internetu pro občany
• zajišťuje uložení pošty pro občany k vyzvednutí - včetně občanů s trvalým pobytem na ohlašovně

Na úseku finančního centra:

• vede elektronické příjmové a výdajové pokladny
• provádí hotovostní platební styk
• zajišťuje kontakt s peněžními ústavy (doplňování a odvod finanční hotovosti)
• provádí platební styk prostřednictvím platebních terminálů (přijímání platebních karet), vede příslušnou evidenci k těmto platbám
• zajišťuje část agendy místních poplatků u poplatků ze psa a poplatku za komunální odpad následovně:
  • provádí hotovostní výběry uvedených poplatků
  • zajišťuje odvod vybrané hotovosti na příslušné bankovní účty
  • provádí pravidelné aktualizace registrů a navádí nové údaje do registrů
  • zajišťuje obesílání občanů složenkami (mimoosobní doručování)
  • přijímá žádosti o vratky přeplatků a předává je k dalšímu zpracování OFN
  • provádí změny v registrech na základě podkladů předaných z informačního centra (přihlášky a odhlášky psů)
  • na místě řeší požadavky občanů ke změnám údajů v registrech, tyto změny provádí

Na úseku podatelny:

• vykonává funkci podatelny v souladu se spisovým řádem – zajišťuje příjem dokumentů pro úřad, jejich převzetí a prvotní třídění podle typu zásilky, označování dokumentů podacím razítkem s datem a identifikátorem, prvotní evidenci dokumentů prostřednictvím systému elektronické spisové služby (není-li podání činěno na jiném místě úřadu) a následné uložení zásilky do schránky příslušného odboru úřadu
• vykonává funkci výpravny v souladu se spisovým řádem – realizuje odesílání vyřízených dokumentů v papírové formě včetně zaznamenání vypravení v systému elektronické spisové služby
• zajišťuje styk s poštovním úřadem (přebírání a předávání zásilek)
• zajišťuje obsluhu telefonní ústředny (přepojování hovorů)

3. Formuláře

Žádost o vydání rybářského lístku (stáhnout)
(typ: Dokument ve formátu RTF, velikost: 86 kB)

Poslední úprava: 11. 04. 2012 - 07:58, Jana Malinová

 Tisk